Cada proceso, desde el diseño y el desarrollo de un producto; la creación e implementación de una estrategia de marketing, y hasta la planificación y ejecución de un servicio de atención al cliente requieren de un intenso trabajo en equipo y de la colaboración de distintas personas. Y aunque con el uso de herramientas convencionales como planillas de Excel o Google Docs, y el correo electrónico alcanzan para organizar casi cualquier operación, existen una serie de herramientas específicas que facilitan en gran medida el trabajo en equipo.
Hoy vamos a repasar cuatro aplicaciones populares que harán que crear y gestionar proyectos, e implementar estrategias en cualquier departamento resulte más fácil, aumentando así la productividad y la organización dentro del equipo:
Basecamp
Basecamp es, indiscutiblemente, una de las herramientas de project management más populares en la industria. Uno de sus principales atractivos está dado por su diseño moderno y atractivo y por la facilidad con la que es posible crear y hacer un seguimiento de distintos proyectos. Entre otras herramientas, esta aplicación permite crear conversaciones en torno a temas e ideas, y crear hilos de conversación en los que distintos miembros del equipo pueden opinar, insertar documentos de toda clase, links, e imágenes; crear documentos de texto colaborativos; crear calendarios y una agenda de reuniones comunes; y to-do lists en las que es posible asignarle tareas a otros miembros del equipo. Una de las principales ventajas de esta herramienta, es que puede manejarse tanto desde la aplicación como desde el correo electrónico, agregando comentarios y participando de las conversaciones apenas enviando un mail.
Otra gran ventaja, que lo vuelve especialmente útil cuando se trabaja con clientes o proveedores externos al equipo, es la posibilidad de agregar a personas externas a los proyectos y darles un acceso limitado a conversaciones y documentos específicos, con lo que resulta ideal tanto para agencias, como para equipos internos de desarrollo.
Para un startup, Basecamp resulta ideal como base de operaciones, permitiendo centralizar todos los datos, documentos, proyectos y procesos en una misma herramienta.
A diferencia de sus competidores, sin embargo, esta herramienta —la cual se encuentra disponible tanto en una versión web como en aplicaciones para Android y iOS— no es gratuita. En cambio, tiene un costo de $20 dólares por mes en su versión más básica, la cual permite manejar hasta 10 proyectos y contar con 3GB de almacenamiento.
Slack
Esta herramienta es, a primera vista, un cliente de IRC más. Es decir, una herramienta que permite que uno o varios equipos de trabajo hablen entre sí en una o distintas salas de chat privadas de la compañía. Sin embargo, es mucho más que eso. Su diseño atractivo y su simpleza permiten que todos los empleados se comuniquen en una sala general, y en salas de chat específicas para los distintos departamentos, así como en espacios uno a uno. Además de texto, Slack permite compartir cualquier tipo de archivos, los cuales automáticamente se vuelven disponibles para todos los miembros de la sala a la que fueron subidos, donde quedan almacenados y son fácilmente encontrados en cualquier momento.
Pero la característica más llamativa de esta aplicación, es la facilidad con la que puede ser integrada con otros servicios. De esta manera es posible hacerlo, por ejemplo, con Google Hangouts, con lo que se la puede utilizar para hacer videoconferencias con apenas un comando; o con GitHub, lo cual permite que todo el equipo de desarrollo reciba una alerta cuando se hace un push al repositorio; con Zendesk, con lo que el equipo recibe una alerta cuando un cliente abrió un ticket; o incluso con MailChimp, que permite saber cuando un suscripto al newsletter se desuscribió. De este modo, esta herramienta permite hacer mucho más que compartir archivos y conversaciones, ya que ayuda a monitorear todo tipo de servicios en un solo lugar, y a coordinar la respuesta adecuada con el equipo.
El plan básico de Slack —el cual incluye todas estas funciones— es totalmente gratuito y está disponible en una versión web, y en aplicaciones para Android, iOS y Mac OSX.
Trello
Trello es una de las herramientas de Project Management más populares en el mercado. Si bien a primera vista puede resultar simple y carente, a medida que se la empieza a utilizar se empieza a apreciar su verdadero poder y a convertirse en imprescindible. En esencia, esta aplicación permite organizar cualquier tipo de proyecto de manera conjunta y colaborativa, en una interfaz visual que mantiene todo siempre a la vista.
Así como en otras aplicaciones de productividad, la pantalla principal de Trello es una pizarra, donde es posible crear listas en las que se agregan “cartas”. Estas pueden consistir en textos, imágenes, links y documentos que se encuentran en Google Drive, Box, y Dropbox, cualquier tipo de videos, y otras clases de archivos. A estos ítems pueden agregársele notas, aclaraciones, detalles y fechas límite. Al mismo tiempo, éstos pueden ser arrastrados entre las diferentes listas. De esta manera, por ejemplo, es posible crear una primera lista de “ideas”, una segunda de “tareas a realizar”, y una tercera de “ideas completadas”. A medida que las ideas van evolucionando, las cambiaremos de la primera columna a la segunda, y cuando completemos su desarrollo a la tercera.
Si bien puede parecer una idea sencilla, esta herramienta permite manejar grandes proyectos de manera muy eficiente, asignar y recibir tareas por parte de otros miembros del equipo, y contar con toda la información necesaria en un solo lugar para llevar adelante el trabajo requerido. Por su formato, Trello es muy utilizado por equipos que adoptan la metodología Scrum para el desarrollo de sus proyectos.
Esta herramienta esta disponible en una versión web, y en aplicaciones para dispositivos Android y iOS. En su versión básica es totalmente gratuita.
Murally
Esta herramienta puede parecer sencilla a primera vista; sin embargo resulta muy útil a la hora de pensar en conjunto, de hacer sesiones de brainstorming, y de organizar el trabajo. Básicamente se trata de un pizarrón digital compartido por distintos miembros del equipo, en el que es posible pegar y organizar ideas en forma de “sticky notes” sobre las que se puede dibujar o escribir, añadir imágenes, links, videos de YouTube y Vimeo, y hasta planillas de Excel.
Murally funciona bien tanto cuando se trabaja de modo colaborativo —ya que opera 100% en tiempo real— como en soledad, y resulta ideal para acompañar todo tipo de reuniones y sesiones creativas entre equipos remotos, o incluso que se encuentran en la misma habitación. Tiene la ventaja, por encima del papel o de un pizarrón tradicional, de que permite ver el historial de cambios y así observar la evolución de las ideas o de un proyecto determinado.
El costo de esta herramienta varía entre $8 y $879 dólares al mes, de acuerdo a la cantidad de miembros que tenga el equipo, y cuenta con un mes de prueba gratis.
No todas las aplicaciones son iguales, y dependerá de los gustos de cada equipo el adoptar las herramientas que le resulten más cómodas. Lo recomendable, en todos los casos, es utilizar el mes o los días de prueba gratuitos que casi todas ofrecen, y probarlas durante por lo menos una semana antes de tomar una decisión.